PMP Projektmanagement GmbH (PMP) bietet Ingenieur- und Managementberatung an. PMP verfügt über eigene erfahrene Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen und pflegt ein Netz mit hochqualifizierten Freiberuflern sowie mehreren sehr erfahrene Kooperationspartnern. Je nach Kundenanforderung werden Mitarbeiter oder ganze Projektteams für Kundenprojekte zur Verfügung gestellt. Auf Wunsch werden auch ganze Projektorganisationen zur Projektabwicklung aus eigenen Mitarbeitern, Freiberuflern sowie Kooperationspartnern zusammengestellt. Diese bilden dann ein homogenes Projektteam welches die Herausforderungen des Kunden ideal erfüllen.

Wir suchen für einen unserer Kunden im Bereich erneuerbare Energien in Festanstellung oder freiberuflich

Dokumentenmanager (m/w/d), Berlin und remote

Dokumentencontroller (m/w/d), Berlin und remote

Aufgaben

Aufgaben Dokumentenmanager :

im Dokumentenmanagement die (Weiter-)Entwicklung und Umsetzung eines bedarfsgerechten DMS im Gesamtprojekt sowie den einzelnen (Teil-)Projekten
Weiterentwicklung des DMS im Gesamtprojekt sowie Adaption des Systems für einzelne Projekte und Verträge
Standardisierung von Prozessen, Werkzeugen und Vorlagen des Dokumentenmanagements (DM) im Gesamtprojekt
Steuerung des Implementierungsdienstleisters zur Weiterentwicklung, Anpassung und Pflege des virtuellen Projektraums
Definition von Anforderungen an die DMS externer Partner sowie Kontrolle der Umsetzung dieser Anforderungen zusammen mit den jeweiligen Projektleitern
Pflege eines regelmäßigen Reportings zum Umsetzungsstand der im DMS geführten Dokumente und Aktivitäten
Implementierung neuer Prozesse im DMS sowie Weiterentwicklung eines dazugehörigen Reportings
Schulungen interner und externer Projektbeteiligter zum DMS und den verwendeten Werkzeugen (insbesondere dem virtuellen Projektraum).
Definition von Vorgaben der Projektenddokumentation sowie Vorbereitung einer automatisierten Überführung von Dokumenten aus dem virtuellen Projektraum in eine finale Ablagestruktur
Teilnahme an Projektmanagement- und anlassbezogenen Status- und Abstimmungsgesprächen
Sonderaufgaben zur Unterstützung der Gesamtprojektleitung und Bereichsleitung
Remote ca. 2 Tage/Woche möglich

Aufgaben Dokumentencontroller :

im Dokumentencontrolling die Durchführung von DM Prozessen und Aktivitäten im Rahmen des DMS zur Steuerung und Überwachung des Dokumentenflusses im Gesamtprojekt
Durchführung der formalen Prüfung im virtuellen Projektraum übergebenen Dokumenten (inklusive Metadaten)
Lenkung von Dokumenten in den virtuellen Projekträumen sowie Anstoß definierter DM Prozesse
Durchführung eines regelmäßigen Reporting zu Umsetzungsstand des DMS inklusive DM Aktivitäten und Prozessen sowie Durchführung von Abweichungsanalysen
Unterstützung des Qualitätsmanagements bei der Auditierung von DM Prozessen interner und externer Projektbeteiligter
Unterstützung der Projekte an den Schnittstellen zu DMS externer Partner und bei der Durchsetzung der eigenen Anforderungen
Überwachung und ggf. Unterstützung der Projekte bei Erstellung und Überführung der Projektenddokumentation
Teilnahme an Projektmanagement- und anlassbezogenen Status- und Abstimmungsgesprächen
Sonderaufgaben zur Unterstützung der Gesamtprojektleitung und Bereichsleitung
Remote ca. 2 Tage/Woche möglich

Qualifikation

Profil Dokumentenmanager:

Sehr gute deutsche (mind. vergleichbar C1) und gute englische Sprachkenntnisse (vergleichbar B2)
Abgeschlossenes Hochschulstudium in einer relevanten Fachrichtung
5 Jahre Berufserfahrung im Projektmanagement, davon mind. 2 Jahre im Dokumentenmanagement von Großprojekten
Fundierte Kenntnisse von DM Prozessen in Großprojekten
Sicherer Umgang mit MS Office, unter anderem
Word: Erstellung von Templates
Power Point: Erstellung und Verwendung von Formatvorlagen
Fundierte Kenntnisse in virtuellen Projekträumen (Anwendung und Administration), idealerweis tpCDE
Kenntnisse in agilem Projektmanagement und dessen Tools
Analytische und kreative Fähigkeiten (z.B. Prozessentwicklung)
Sicheres Auftreten (Präsentation / Diskussion von Ergebnissen im mittleren Management)
Fundierte Kenntnis der Marktrollen und Aufgaben eines ÜNB

Profil Dokumentencontroller:

Gute deutsche (vergleichbar B2) und gute englische Sprachkenntnisse (vergleichbar B2)
Abgeschlossenes Hochschulstudium oder abgeschlossene Berufsausbildung in einer relevanten Fachrichtung
2 Jahre Berufserfahrung im Projektmanagement, vorzugsweise Dokumentencontrolling
Sicherer Umgang mit MS Office, unter anderem
Word: Erstellung von Templates
Power Point: Erstellung und Verwendung von Formatvorlagen
Anwenderkenntnisse in virtuellen Projekträumen, idealerweis tpCDE
Sicheres Auftreten (Präsentation / Diskussion von Ergebnissen im Projektteam)
Grundlegende Kenntnis der Marktrollen und Aufgaben eines ÜNB