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Wir suchen eine*n Workspace & People Coordinator*in (m/w/d) in Teilzeit (ca. 15–20h/Woche)
Du sorgst dafür, dass unser Workspace reibungslos läuft und unterstützt unser HR-/People-Team in allen administrativen Themen.
Du bist die zentrale Ansprechperson für Büro, Organisation und interne Abläufe – und trägst dazu bei, dass unser Team sich wohlfühlt, strukturiert arbeiten kann und jeden Tag ein Stück besser wird.
Aufgaben
Workspace Management
- Du hältst unser Büro am Laufen: Post, Bestellungen, Ausstattung, Zugänge, Dienstleister & allgemeine Organisation.
- Du stellst sicher, dass unser Office immer gut vorbereitet ist, wenn Teammitglieder vor Ort arbeiten.
Administrative Unterstützung
- Pflege von Mitarbeitendendaten (Personio, Notion, Google Drive, L&P (Travel-Tool), Finanztool)
- Erstellung von Dokumenten und Bescheinigungen
- Unterstützung bei Vertrags- und Änderungsunterlagen
Rechnungs- & Dokumentenmanagement
- Unterstützung bei Rechnungsverarbeitung, Freigaben & Ablagen – in enger Zusammenarbeit mit Finance.
Ad-hoc Aufgaben
- Übernahme kleiner Projekte, operative Aufgaben und kurzfristiger Themen, wenn Unterstützung gebraucht wird.
Qualifikation
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- 1–3 Jahre Erfahrung im Office-, HR- oder Assistenzbereich – gerne aus einem wachsenden Unternehmen.
- Hohe Zuverlässigkeit, Genauigkeit & Organisationstalent.
- Freude an Routine, Struktur und klaren Prioritäten.
- Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Personio von Vorteil.
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.
- Lust darauf, die Kultur eines jungen, sinnstiftenden Unternehmens mitzugestalten.
Benefits
- Eine Rolle mit klarem Aufgabenbereich und direktem Einfluss auf das tägliche Arbeiten unseres Teams.
- Ein unterstützendes People & Culture Team, das gemeinsam wächst.
- Hybrides Arbeiten mit regelmäßiger Office-Verantwortung.
- Arbeiten in einem Umfeld, das das Gesundheitswesen aktiv verändert.
📩 So bewirbst du dich
Klingt gut? Dann sende uns einfach deinen Lebenslauf!
Oder bewirb dich direkt über Join.com – MediSync GmbH.
Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen und gemeinsam den Arbeitsplatz zu gestalten, der unser Team stark macht – Schritt für Schritt, wie man’s früher gemacht hat, nur mit ein bisschen mehr KI. 💙
