Wir suchen eine*n Workspace & People Coordinator*in (m/w/d) in Teilzeit (ca. 15–20h/Woche)

Du sorgst dafür, dass unser Workspace reibungslos läuft und unterstützt unser HR-/People-Team in allen administrativen Themen.

Du bist die zentrale Ansprechperson für Büro, Organisation und interne Abläufe – und trägst dazu bei, dass unser Team sich wohlfühlt, strukturiert arbeiten kann und jeden Tag ein Stück besser wird.

Aufgaben

Workspace Management

Du hältst unser Büro am Laufen: Post, Bestellungen, Ausstattung, Zugänge, Dienstleister & allgemeine Organisation.
Du stellst sicher, dass unser Office immer gut vorbereitet ist, wenn Teammitglieder vor Ort arbeiten.

Administrative Unterstützung

Pflege von Mitarbeitendendaten (Personio, Notion, Google Drive, L&P (Travel-Tool), Finanztool)
Erstellung von Dokumenten und Bescheinigungen
Unterstützung bei Vertrags- und Änderungsunterlagen

Rechnungs- & Dokumentenmanagement

Unterstützung bei Rechnungsverarbeitung, Freigaben & Ablagen – in enger Zusammenarbeit mit Finance.

Ad-hoc Aufgaben

Übernahme kleiner Projekte, operative Aufgaben und kurzfristiger Themen, wenn Unterstützung gebraucht wird.

Qualifikation

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
1–3 Jahre Erfahrung im Office-, HR- oder Assistenzbereich – gerne aus einem wachsenden Unternehmen.
Hohe Zuverlässigkeit, Genauigkeit & Organisationstalent.
Freude an Routine, Struktur und klaren Prioritäten.
Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Personio von Vorteil.
Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.
Lust darauf, die Kultur eines jungen, sinnstiftenden Unternehmens mitzugestalten.

Benefits

Eine Rolle mit klarem Aufgabenbereich und direktem Einfluss auf das tägliche Arbeiten unseres Teams.
Ein unterstützendes People & Culture Team, das gemeinsam wächst.
Hybrides Arbeiten mit regelmäßiger Office-Verantwortung.
Arbeiten in einem Umfeld, das das Gesundheitswesen aktiv verändert.

📩 So bewirbst du dich

Klingt gut? Dann sende uns einfach deinen Lebenslauf!
Oder bewirb dich direkt über Join.com – MediSync GmbH.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen und gemeinsam den Arbeitsplatz zu gestalten, der unser Team stark macht – Schritt für Schritt, wie man’s früher gemacht hat, nur mit ein bisschen mehr KI. 💙

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