d) - 100% Remote

Hamburg

35.000 - 50.000 €

Hamburg

Du sorgst dafür, dass unser schnell wachsendes Remote-Unternehmen intern reibungslos läuft – administrativ, operativ und organisatorisch. Du übernimmst Verantwortung für zentrale Backoffice-Prozesse und entwickelst sie kontinuierlich weiter. Dabei arbeitest du eng mit unsererm Head of Operations zusammen und bringst Struktur, Kontrolle und Verlässlichkeit in alle Admin-Prozesse.

Aufgaben

Verantwortung für administrative Kernprozesse, inkl.:

Mahnwesen, Inkasso & Kommunikation mit externen Dienstleistern
Vertragschecks, Dokumentenmanagement & digitale Archivierung
Buchhaltungs-Vorbereitung & Abstimmung mit Steuerberater
Monitoring & Pflege von Stripe, Moss, Provisionstabellen, Zugängen etc.

Controlling & Reporting:

Monatsreports & Forecasts (Ausgaben, Einsparpotenziale, Abweichungen)
Eigenverantwortliche Analysen mit Handlungsempfehlungen für das Management

Schnittstelle & Kontrolle:

Aufgabenübergabe & Kontrolle bei unserer Executive Assistant (Noaila)
Überwachung der Info- & Support-Mail inkl. Ticket-System
Ansprechpartner:in für Freelancer & Mitarbeiter bei administrativen Fragen

HR & Onboarding:

Onboarding neuer Mitarbeiter (Zugänge, Dokumente, Tools, Willkommensstruktur)
Unterstützung bei HR-Prozessen, vorbereitende Aufgaben für Lohnbuchhaltung

Optionale Perspektive (bei Kapazität):

Qualitätssicherung und Steuerung im Customer Support
Unterstützung im Performance Monitoring der Support-Prozesse

Qualifikation

👤 Was du mitbringen solltest

Mehrjährige Erfahrung im Backoffice / Operations / Administration
Strukturierte & proaktive Arbeitsweise – du erkennst Lücken, bevor andere sie bemerken
Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
Hohes Maß an Eigenverantwortung und Drive
Sehr gute Kenntnisse mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace, Slack, Asana, Lexoffice, Moss, Stripe etc.)
Idealerweise Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung, Steuerberater-Kommunikation, Vertragswesen
Interesse an Controlling / Reporting / Forecasting & ein gutes Zahlenverständnis
Deutsch & Englisch in Wort und Schrift

Benefits

🚀 Perspektive & Entwicklung

Möglichkeit zur Weiterentwicklung in eine führende Rolle im Bereich Operations / Administration
Gestaltungsspielraum in einem stark wachsenden, digitalen Unternehmen
Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Head of Operations
Hohe Aufstiegschancen und flache Hierachien