Office & HR Assistant (m/w/d) in einer Marketingagenturgruppe

Ein Job bei NAYOKI ist alles andere als Mainstream. Markenunternehmen, die man kennt, Herausforderungen und Aufgaben, die inspirieren und tagtäglich nach neuen, frischen Lösungsansätzen rufen. Ein Netzwerk, das seinem Namen alle Ehre macht und interdisziplinär nicht nur als inhaltslose Worthülse begreift. Wir verstehen, was die Arbeitswelt von heute bringen muss, damit Menschen mit Enthusiasmus und Akribie an den Projekten arbeiten, die für uns die Welt bedeuten: Viel Eigenverantwortung, eine gute Portion Teamwork, die nötige Prise Kreativität und ein solides Know-how Fundament gepaart mit individueller Kompetenz. Das ist genau jene Stelle, die Dich sucht.

Aufgaben

• Unterstützung, Begrüßung und Empfang von Gästen und Kunden als erster Ansprechpartner (m/w/d) vor Ort sowie telefonisch
• Kalenderpflege, Termin- und Reisekoordination inklusive Reisekostenabrechnung der Geschäftsführung
• Eigenverantwortliche Weitergestaltung der Büroidentität, Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Catering und Bewirtung, Sicherstellung eines reibungslosen Arbeitsalltags sowie Einrichtung der Arbeitsplätze neuer Mitarbeiter
• Organisation, Koordination und Zusammenarbeit mit Gewerken und externen Dienstleistern aus den Bereichen Facility- und Fuhrparkmanagement inkl. Vertrags- und Versicherungswesen
• Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Messeauftritten, Kongresse, Events und Workshops
• Bestandskontrolle und Bestellwesen (Büromaterial, Büromöbel, Getränke, Verbrauchsmaterial, etc.), Bearbeitung des Postein- und ausgangs sowie digitale Ablage
• Unterstützung im Recruiting wie Active Sourcing, Stellenausschreibungen und Bewerbermanagement
• Übernahme der Aufgaben in der Betriebsmedizin, Arbeitssicherheit und -schutz sowie als Sicherheitsbeauftragter (m/w/d)

Qualifikation

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit mindestens 2 Jahren relevanter Berufserfahrung in den Bereichen Office bzw. Event Management, Teamassistenz, Buchhaltung oder HR
• Kommunikationsstärke, ausgeprägte Motivation, selbstständige sowie strukturierte Arbeitsweise, Teamgeist und hervorragende zwischenmenschliche Kompetenzen
• Proaktivität, Eigeninitiative sowie Flexibilität gepaart mit Hands-on-Mentalität und Verantwortungsbereitschaft
• Verbindliches, vertrauenswürdiges und eloquentes Auftreten sowie Organisationstalent
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit MS-Office und IT-Systemen

Benefits

• Eine spannende, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Position vor Ort mit innovativen Gestaltungsoptionen und Ausbaupotential, hoher Eigenverantwortung und Selbständigkeit sowie herausragenden Perspektiven in einem interessanten und vielseitigen Agenturumfeld
• Einzigartiges Büro in der Kraemer’schen Kunstmühle direkt am Auer Mühlbach
• Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen, engagierten Team mit motivierten, hochqualifizierten Kollegen
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege sowie regelmäßiger und reger Wissensaustausch
• Zahlreiche Benefits, wie Firmenfitness Wellpass, kostenfreie Getränkeauswahl sowie frisches Bio-Obst, attraktive Vergünstigungen bei diversen Anbietern, gemeinsamer Teamlunch, Events und vieles mehr

Interessiert? Dann freuen wir uns sehr über Deine Bewerbung. Wenn Du der Meinung bist, dass Du die ideale Ergänzung für unser Team bist und Du unsere Philosophie und Arbeitsweise teilst, dann lass Daten sprechen und nutze bequem unsere Online Bewerbung.