Unsere Kita Villa Milla in Berlin Lichtenberg lebt von einem wertschätzenden Miteinander – sowohl im pädagogischen Alltag als auch in der Verwaltung. Damit im Hintergrund alles zuverlässig funktioniert, suchen wir eine engagierte Büro-Leitung (m/w/d), die unsere administrativen Prozesse strukturiert begleitet. Wenn Sie gerne eigenverantwortlich arbeiten, Zahlen und Organisation mögen und gleichzeitig Teil eines herzlichen Umfelds sein möchten, freuen wir uns sehr darauf, Sie kennenzulernen.

Einrichtung: Kita Villa Milla
Schwerpunkt: Buchhaltung (Zuarbeit Steuerbüro) – Elternbeiträge/Mahnwesen – Vertragsmanagement Eltern – ISBJ (Senatssystem)
Stellenumfang: Teilzeit, bis max. 20 Stunden/Woche
Arbeitsbeginn: 01.03.2026 (1 Jahr befristeter Vertrag)
Arbeitsort: überwiegend Homeoffice, ergänzend Präsenz in der Einrichtung/Office nach Bedarf (Aktenabgleich)
Fachlich vorgesetzt: Geschäftsleitung
Zusammenarbeit mit: Einrichtungsleitung, pädagogisches Team (Ein-/Austritte/Betreuungsumfang), Steuerbüro sowie Eltern/Erziehungsberechtigte

Aufgaben

Buchhaltung / Zuarbeit Steuerbüro

Wöchentliche Bearbeitung von Eingangsrechnungen sowie Vorbereitung der Zahlungsvorgänge (Lexware)
Formale Rechnungsprüfung und Abstimmung mit der Geschäftsleitung
Regelmäßiger Kontenabgleich und strukturierte Belegablage
Vorbereitung und Dokumentation der Unterlagen für das Steuerbüro
(Keine eigenständige Abschluss- oder Steuerverantwortung)

Elternbeiträge & Mahnwesen

Monatliche Kontrolle von ca. 150 Zahlungseingängen
Zuordnung und Klärung offener Zahlungen
Eigenständiger Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen
Dokumentation der Mahnstufen und Kommunikation mit Eltern über die Kita-App

Vertragsmanagement Eltern

Erstellung und Organisation der Betreuungsverträge inkl. Anlagen
Steuerung des Unterschriftenprozesses und Nachverfolgung offener Verträge
Digitale und physische Vertragsablage inkl. Versionierung und Archivierung
Bearbeitung von Vertragsänderungen sowie Vertragsbeendigungen
(ca. 25 Vertragsstarts und ca. 25 Vertragsenden pro Jahr)

ISBJ (Senatssystem)

Einpflege der Vertragsdaten spätestens 4 Wochen nach Vertragsunterschrift
Fristgerechte Abmeldung bei Vertragsende
Sicherstellung der Datenqualität und Dokumentation

Reporting & Administration

Monatliche Auswertung aus Commitly für die Geschäftsführung
Plausibilitätsprüfung und fristgerechte Weitergabe
Datenschutzkonforme Dokumentation und Kommunikation

Arbeitsmodell

Großteil der Tätigkeit im Homeoffice möglich
Präsenztermine nach Bedarf zum Abgleich physischer Akten
Ein fester Wochentag mit frühem Arbeitsbeginn wird verbindlich abgestimmt, um Elternanfragen zeitnah zu bearbeiten

Qualifikation

Fachliche Anforderungen (Muss)

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Praxiserfahrung in klassischer Buchhaltung bzw. buchhalterischer Sachbearbeitung
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln, idealerweise Lexware-Erfahrung

Wünschenswert (Kann)

Erfahrung im Mahnwesen bzw. Forderungsmanagement
Erfahrung im Vertrags- und Dokumentenmanagement
Erfahrung mit Fachverfahren wie ISBJ oder vergleichbaren Systemen
Erfahrung bei Prozessumstellungen (z. B. digitale Unterschriften)

Persönliche Kompetenzen

Sehr sorgfältige, strukturierte und fristenorientierte Arbeitsweise
Verbindliche und freundliche Kommunikation
Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Arbeitsmittel & Systeme

Lexware (Belegeingang/Kreditoren, Kontenabgleich)
Commitly (monatliche Auswertung)
ISBJ (Senatssystem)
Kita-App zur Elternkommunikation
Einrichtungseigene Software für Vertrags- und Dokumentenmanagement

Verantwortung:

Fristgerechte Bearbeitung der Rechnungs- und Beitragsprozesse inkl. Mahnwesen
Vollständige Vertrags- und Dokumentenführung (digital & physisch)
Korrekte ISBJ-Einpflege und Abmeldung

Grenzen der Stelle:

Keine eigenständige Abschluss- oder Steuerverantwortung
Keine Rechtsberatung gegenüber Eltern (Sonderfälle an Geschäftsleitung)
Zahlungen ausschließlich nach internem Freigabeprozess

Benefits

Wir bieten Ihnen ein flexibles Arbeitsmodell mit überwiegendem Homeoffice, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld sowie eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit viel Eigenständigkeit in einer familiären Kita-Atmosphäre.

Wenn Sie sich angesprochen fühlen, freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie vielleicht schon bald in unserem Team der Kita Villa Milla willkommen zu heißen.