Für unseren Klienten, eine traditionsreiche, eigentümergeführte Vermögensverwaltung, sehen wir uns aktuell nach einer Assistenz der Geschäftsleitung (mwd) um.

Der Fokus der Vermögensverwaltung liegt dabei auf der langfristigen Betreuung von Unternehmerfamilien und Stiftungen über mehrere Generationen.

Aufgaben

Vielfältig, Verantwortungsvoll und Dynamisch.

Ihr Alltag bietet eine spannende Mischung aus Organisation, Kommunikation und Kundeninteraktion – von präziser Datenarbeit bis zur kreativen Eventplanung.

Ergänzt durch klassische Assistenzaufgaben wie Besprechungsvorbereitungen, Reiseorganisation und Recherchen, wird Ihre Rolle zum zentralen Knotenpunkt des Teams.

Organisation und Verwaltung:

Aktualisieren und optimieren Sie hauseigene Datenbanken und Listen, um Abläufe effizient und nahtlos zu gestalten.

Verarbeiten und archivieren Sie Rechnungen präzise und strukturiert.

Übernehmen Sie die Verantwortung für Bürotechnik, Softwarelizenzen und Hardware, damit der IT-Betrieb reibungslos läuft.

Bereiten Sie Meetings vor und nach, inklusive der Erstellung von Protokollen und Aufbereitung von Materialien.

Erstellen und pflegen Sie Präsentationen sowie Berichte, die den Überblick schärfen.

Allgemeine administrative Aufgaben:

Steuern Sie den Postverkehr und sorgen für eine ordentliche Dokumentenverwaltung.

Unterstützen Sie die interne und externe Kommunikation.

Gestalten Sie Einladungen und interne Events aktiv mit – von der Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung.

Koordinieren Sie Reisen und Termine, inklusive Buchungen und detaillierter Planung.

Managen Sie Büromaterialien und Bestellungen, um den Alltag zu erleichtern.

Kunden- und Lieferantenmanagement:

Pflegen Sie das CRM-System mit und dokumentieren Sie Kundenbeziehungen sorgfältig.

Verwalten Sie die Lieferantenübersicht eigenständig und halten Sie Daten stets aktuell.

Nehmen Sie Telefonate professionell an und planen Sie Termine für die Geschäftsführung.

Führen Sie Korrespondenz mit Kunden und Partnern, einschließlich E-Mails und Briefen.

Führen Sie Recherchen zu Kundenanforderungen oder Markttrends durch, um die Führungsebene optimal zu unterstützen.

Qualifikation

Zuverlässig, Engagiert und Teamorientiert.

Sie bringen Authentizität, Lösungsorientierung und eine optimistische Haltung mit. Als Kommunikationsprofi sind Sie vertrauenswürdig, verschwiegen und organisatorisch begabt – perfekt geeignet, um frische Systeme zu etablieren.

Affinität zu IT, besonders Digitalisierung und KI, ist gerne gesehen. Sie greifen neue Herausforderungen begeistert auf, gehen Neues selbstsicher an, setzen geschickt Prioritäten und behalten in hektischen Phasen den Überblick.

Autonom, verlässlich, anpassungsfähig und motiviert agieren Sie, mit soliden Fähigkeiten in MS Office. Kundenorientiertes Verhalten, ein hohes Verantwortungsgefühl und absolute Diskretion sind unverzichtbar. Vorausschauendes Denken und Integrität runden das Ganze ab.

Sehr gute Deutschkenntnisse sind erforderlich, Englischkenntnisse vorteilhaft aber stellen kein muss dar. Ein gepflegter Auftritt sowie eine entsprechende Etikette harmonieren mit der Firmenkultur.

Benefits

Gestalten Sie Ihren Arbeitsrhythmus und -umfeld aktiv mit und profitieren Sie von Job-Sicherheit, Chancen zur persönlichen Weiterentwicklung und einer familiären und spannenden Umgebung. Unser Klient bietet 30 Urlaubstage pro Jahr, gelegentliches Home-Office als flexible Option, eine zentrale Bürolage mit exzellenter Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel sowie eine entspannte, humorvolle und menschliche Teamkultur.

Das Team umfasst sechs Mitarbeiter mit vielfältigem Altersmix und bietet eine warme, ausgeglichene und familiäre Arbeitsumgebung:

Kurze Entscheidungswege, ehrlicher Dialog, Anpassungsfähigkeit, Humor und Herzlichkeit bestimmen den täglichen Umgang. Wert gelegt wird auf Offenheit, Stärkenschwerpunkt und innovative Bereiche wie Digitalisierung und Künstliche Intelligenz.

Alle Teammitglieder pflegen Kontakte zu einem traditionellen, anspruchsvollen Kundenkreis. Die Position ist hauptsächlich im Büro vor Ort zu besetzen, das zentral liegt und optimal mit dem öffentlichen Nahverkehr erreichbar ist – ein geteilter Arbeitsraum zu zweit, wobei Home-Office hin und wieder machbar ist.

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