Customer Service and Operations Specialist (m/d/f)

Diese Kundenservice-Rolle bei Caresyntax ist aufgrund unseres Engagements für hervorragende Kundenzufriedenheit von zentraler Bedeutung. Die Position ist entscheidend, um Kundenanfragen effizient zu bearbeiten und technische Einsätze zu koordinieren, mit dem Ziel, die Funktionalität unserer Produkte bei unseren Kunden umgehend wiederherzustellen. Als Bindeglied zwischen Kunden, internen Technikern und externen Dienstleistern ist der Stelleninhaber essenziell für die sorgfältige Planung, Organisation, Überwachung und Durchführung unserer Serviceprozesse. Dies gewährleistet die Einhaltung unserer hohen Qualitätsstandards und Service-Level-Vereinbarungen.

Aufgaben

• Effiziente administrative Bearbeitung aller Kundenanfragen, Störungsmeldungen und Service-Bestellungen mit einem besonderen Fokus auf exzellente Kundenkommunikation.
• Organisation und Planung der Einsätze für interne Techniker und externe Dienstleister (vorwiegend Europa) für Störungsbeseitigungen und Wartungen. Gewährleistung, dass alle Einsätze effizient koordiniert werden, um die Systemfunktionalität für unsere Kunden schnell wiederherzustellen.
• Erstellung individueller Angebote für Serviceeinsätze, Ersatzteile und Upgrades.
• Überwachung der Auftragsabwicklung, um eine nahtlose Bearbeitung und Einhaltung der Service-Level-Agreements zu garantieren.
• Anpassung von Servicevertrags-Vorlagen an Kundenanforderungen, Präzise Kalkulation und Erstellung von Serviceverträgen
• Anpassung von Supportkonzepten an Kundenanforderungen
• Verantwortlich für den termingerechten Versand von Ersatzteilen und die Verwaltung des Ersatzteillagers, Sicherstellung der Teileverfügbarkeit und Durchführung von Bestellungen.
• Organisation und Abwicklung von Rücksendeverfahren für Materialien
• Erstellung von Ausgangsrechnungen im ERP-System
• Fortlaufende Aktualisierung und Pflege der Systeme zur akkuraten Dokumentation von Kundendaten,
• Kundeninteraktionen, Serviceaufträgen, Serviceverträgen und SLAs
• Sorgfältige Kontrolle und Zahlungsfreigabe der Eingangsrechnungen für Dienstleistungen
• Beteiligung an Qualitätsaudits und -initiativen zur Sicherung der Einhaltung von Standards und regulatorischen Anforderungen.
• Strenge Beachtung der Datensicherheitsrichtlinien des Unternehmens zum Schutz sensibler Informationen.
• Alle anderen zugewiesenen Aufgaben.

Qualifikation

Fachliche Qualifikationen:

Ausbildung & Erfahrung:

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung oder Studium, vorzugsweise mit Bezug zum Kundenservice oder Technikbereich.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Kundenservice, Support oder in einer vergleichbaren Position.

Sprachkenntnisse:

• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse der spanischen- und/oder französischen Sprache sind ein Plus.

IT-Kenntnisse:

• Sicherer Umgang mit CRM- und ERP-Systemen und gängigen Office-Programmen.

Technisches Verständnis:

• Grundlegendes technisches Verständnis sollte vorhanden sein

Persönliche Kompetenzen:

Organisationstalent:

• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen und Prioritäten effektiv zu setzen.

Kommunikationsfähigkeit:

• Starke mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, um effektiv mit Kunden, Technikern und anderen Stakeholdern zu interagieren.

Kundenorientierung:

• Hohes Maß an Kundenserviceorientierung und die Fähigkeit, Kundenbedürfnisse zu erkennen und darauf zu reagieren.

Teamfähigkeit:

• Effektives Arbeiten in einem Team und gute Koordinationsfähigkeiten.

Lösungsorientiertes Denken:

• Fähigkeit, proaktiv Lösungen für auftretende Probleme oder Herausforderungen zu finden.

Detailorientierung:

• Sorgfältige und genaue Arbeitsweise, insbesondere bei der Dokumentation und Auftragsabwicklung.

Stressresistenz:

• Fähigkeit, auch in hektischen Situationen oder bei hohem Arbeitsaufkommen ruhig und effizient zu bleiben.

Flexibilität:

• Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Anforderungen und Arbeitsbedingungen.

Benefits

• Wir bieten einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit einem wettbewerbsfähigen Vergütungspaket!
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• Zugang zum EAP (Employee Assistance Program) - Lösungs- und Unterstützungsberatung in Bezug auf: psychische und physische Gesundheit, Beschäftigungsberatung, persönliche, familiäre, finanzielle und rechtliche Probleme und Fragen.
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