Office Manager mit Fokus auf Auftragsabwicklung (m/w/d)

Essen

11m

Wir, die BIMAGOTEC GmbH sind ein familiäres Unternehmen mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen im Bereich der Medien- und Veranstaltungstechnik mit Hauptsitz in Essen. In den letzten 15 Jahren haben wir uns zu einem der führenden Unternehmen im Ruhrgebiet entwickelt. Bei uns zählt der Beitrag jedes Einzelnen – wir schätzen die Initiative und das Engagement, das uns gemeinsam voranbringt. Wir sind auf einem Wachstumskurs und suchen eine motivierte Person, die nicht nur eine Rolle ausfüllt, sondern aktiv mit uns wächst und neue Wege erschließt.

Aufgaben

Als unser neuer Office Manager sind Sie das Herzstück unserer Auftragsabwicklung. Sie begleiten den gesamten Prozess von der ersten Anfrage bis zum erfolgreichen Abschluss. Ihr Aufgabenbereich umfasst dabei:

Angebotswesen: Erstellung von individuellen Angeboten und deren Nachverfolgung.
Auftragsbearbeitung: Erfassung und Verwaltung von Kundenaufträgen, Terminüberwachung und Koordination.
Bestellwesen: Abwicklung von Bestellungen und enge Kommunikation mit Lieferanten.
Rechnungswesen: Erstellung von Rechnungen nach erfolgreichem Auftragsabschluss und Überwachung des Zahlungseingangs.
Prozessoptimierung: Sie analysieren bestehende Abläufe, entwickeln neue, effiziente Strukturen und setzen diese eigenverantwortlich um.

Qualifikation

Sie sind die richtige Person für uns, wenn Sie:

Über Berufserfahrung im Office-Management mit kaufmännischer Sachbearbeitung verfügen.
Eine Affinität zum Innendienst (Inside Sales) und zum Umgang mit Kunden haben.
Organisiert, strukturiert und eigenverantwortlich arbeiten.
Sicher im Umgang mit gängigen Officeanwendungen sind und sich schnell in neue Software einarbeiten können.
Kommunikationsstark sind und gerne im Team arbeiten.
Proaktiv sind und die Fähigkeit besitzen, nicht vorhandene Strukturen aufzubauen und zu etablieren.

Benefits

Wachstumsperspektive: Eine Position, die sich mit uns entwickelt. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, die Zukunft unseres Unternehmens aktiv mitzugestalten und neue Verantwortungsbereiche zu übernehmen.
Flache Hierarchien: Sie arbeiten in einem Umfeld, in dem Ihre Ideen gehört und geschätzt werden.
Kurze Wege: Direkte Kommunikation und schnelle Entscheidungen erleichtern Ihre tägliche Arbeit.
Familiäres Arbeitsklima: Wir legen Wert auf ein Miteinander und eine angenehme Arbeitsatmosphäre.
Eine attraktive Vergütung und flexible Arbeitszeiten.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!