Du möchtest deine Buchhaltungs- und Organisationstalente dort einsetzen, wo sie wirklich geschätzt werden? Bei Kolibri Online arbeitest du in einem Team, das auf Vertrauen, Eigenverantwortung und Wertschätzung setzt. Wir sind eine internationale Content-Marketing-Agentur mit einem starken Teamgeist, kurzen Entscheidungswegen und der Freude daran, gemeinsam mit unseren Kund:innen erfolgreich zu sein. In dieser Schlüsselrolle sorgst du dafür, dass Finanzen, Personalverwaltung, IT-Koordination und Organisation reibungslos laufen.

Kolibri Online eine internationale Content-Marketing-Agentur mit Sitz in Hamburg. Seit 2008 unterstützen wir Unternehmen – besonders aus den Bereichen Finanzen und Greentech – dabei, mit hochwertigem, suchmaschinenoptimiertem Content weltweit sichtbar zu werden. Zu unseren Kund:innen zählen renommierte Marken wie comdirect, ERGO und SENEC, die wir zum Teil schon seit vielen Jahren begleiten. Was uns dabei verbindet, ist mehr als nur erfolgreiche Projekte: Wir pflegen langfristige Beziehungen, die auf Vertrauen, Offenheit und echter Partnerschaft beruhen, genauso wie in unserem eigenen Team.

Aufgaben

Büroorganisation (ca. 30 %):

Büroorganisation und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
Koordination und Kommunikation von Kund:innen und Lieferant:innen via E-Mail und Telefon
Dokumentenmanagement
Pflege von Personaldaten und Unterstützung im HR-Bereich – vom Onboarding bis Exit

Finanzen und Buchhaltung (ca. 50 %):

Vorbereitende Buchhaltung in enger Zusammenarbeit mit externen Buchhalter:innen
Eigenverantwortliche Führung des Forderungsmanagements
Rechnungen erstellen und bearbeiten
Pflege und Aktualisierung von Kunden- und Lieferantendaten zur Sicherstellung korrekter Rechnungszuordnung und reibungsloser Zahlungsvorgänge
Aufbereitung und Weitergabe von Personaldaten für die Gehaltsabrechnungen durch ein externes Steuerbüro
Mitwirkung bei der Optimierung interner Abläufe in Buchhaltung und Finanzverwaltung

IT (ca. 20 %):

Vorbereitung der regelmäßigen Austauschtermine mit externem IT-Dienstleister
Protokollführung und Nachhalten der vereinbarten Maßnahmen
Erste Ansprechperson im Team bei IT-Problemen
Koordination der Kommunikation zwischen IT-Dienstleister und dem Team

Qualifikation

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, z. B. im Bereich Backoffice-Management oder Buchhaltung
Fundierte Erfahrung in vorbereitender Buchhaltung und Forderungsmanagement
Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C2), idealerweise Muttersprache
Idealerweise Kenntnisse im Bereich HR, aber kein Muss
Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Excel, Word, Outlook)
Strukturierte, selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise
Sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Freundliches Auftreten, Diskretion und Teamfähigkeit
Organisationstalent und Freude daran, Dinge zu strukturieren und im Griff zu haben
Verlässlichkeit, Eigenständigkeit und Lust an der Zusammenarbeit im Team

Benefits

Flexible Teilzeitgestaltung mit 20 Std./Woche, auf Wunsch auch als 4-Tage-Woche mit Überstundenausgleich, für eine gute Work-Life-Balance
eine leistungsgerechte Vergütung
ein attraktiver Arbeitsplatz in einem kollegialen und kompetenten Team, vor allem im Büro
eine offene Unternehmenskultur, in der ein respektvolles Miteinander und Teamgeist großgeschrieben werden
ein wertschätzendes Arbeitsumfeld, das deine Eigenverantwortung fördert und dir Raum für Veränderung lässt
viele Gestaltungsfreiräume für deine eigenen Ideen und Impulse
regelmäßige, fachspezifische Weiterbildungen für deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung
tolle Teams-Events, um gemeinsam auch außerhalb des Büros Zeit zu verbringen

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