Als Executive Assistent (m/w/d) unterstützen Sie einen Unternehmer mit mehreren Firmen in allen organisatorischen, administrativen und projektbezogenen Belangen. Sie arbeiten sehr eng und vertrauensvoll mit dem Unternehmer zusammen, strukturieren den Alltag, schaffen Überblick und stellen sicher, dass Aufgaben, Termine und Informationen reibungslos koordiniert werden. Dabei agieren Sie zuverlässig, vorausschauend und mit hoher Eigenständigkeit.

Aufgaben

1. Büroorganisation & Administration

Selbstständige Planung und Koordination des Termin- und Aufgabenmanagements
Sicherstellung eines effizienten Tagesablaufs sowie Priorisierung eingehender Themen
Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, inkl. Protokollen und Follow-ups
Koordination von interner und externer Kommunikation
Strukturierung, Verwaltung und Ablage von Dokumenten

2. Reise- und Eventkoordination

Organisation von Geschäftsreisen (national & international)
Planung von Unterkünften, Transfers und Reiseunterlagen
Unterstützung bei der Vorbereitung von geschäftlichen Veranstaltungen oder Terminen

3. Projektbezogene Assistenz

Durchführung von Recherchen, Analysen und Auswertungen
Unterstützung bei juristischen und administrativen Vorgängen (z. B. Dokumentenvorbereitung, Abstimmung mit Anwaltskanzleien, Notariaten oder Steuerberatern)
Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Zusammenfassungen
Koordination kleinerer Projekte zur Entlastung des Unternehmers

4. Schnittstellen- & Kommunikationsmanagement

Ansprechpartner/in für interne und externe Stakeholder
Koordination mit Dienstleistern, Partnern und Geschäftskontakten
Sicherstellung eines klaren und strukturierten Informationsflusses

Qualifikation

Berufserfahrung als Executive Assistant, Persönliche Assistenz oder in einer vergleichbaren Rolle
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
Hohe Flexibilität und Bereitschaft zu regelmäßigen, teilweise kurzfristigen Reisen
Verfügbarkeit und Belastbarkeit auch außerhalb klassischer Bürozeiten, wenn erforderlich
Sehr gutes Organisationsvermögen, strukturierte Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe
Loyalität, Diskretion und ein souveränes, vertrauenswürdiges Auftreten
Fähigkeit, Situationen schnell einzuschätzen und Lösungen proaktiv voranzutreiben
Technische Affinität sowie sicherer Umgang mit modernen Tools
Führerschein Klasse B

Benefits

Enge und direkte Zusammenarbeit mit dem Unternehmer
Eigenes, modern ausgestattetes Büro
Hochwertige technische Ausstattung (Laptop, Smartphone etc.)
Dienstwagen mit Privatnutzung
Faire, attraktive Vergütung
Ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabenspektrum
Viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen
Ein internationales, dynamisches Arbeitsumfeld

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